Sofort loslegen – jetzt Kontakt aufnehmen:

WCAG und PDF/UA – die Standards für barrierefreie PDF-Fahrpläne

Mit dem Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) im Juni 2025 wird die Barrierefreiheit für digitale Medien im ÖPNV zur Pflicht. Fahrpläne, Tarifinformationen und Servicehinweise müssen so aufgebaut sein, dass sie allen Menschen – ungeachtet von Behinderungen oder individuellen Einschränkungen – zugänglich sind.

Barrierefreie PDFs spielen dabei eine zentrale Rolle, weil damit Informationen technisch und optisch so aufbereitet werden, dass sie von allen Menschen genutzt werden können – egal ob diese assistive Technologien wie Screenreader verwenden oder spezielle Darstellungen mit höheren Kontrasten benötigen. Die technischen und inhaltlichen Ansprüche an Aufbau und Struktur barrierefreier PDF-Dateien, sind in zwei wichtigen Standards beschrieben: die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) und der PDF/UA-Standard (Universal Accessibility).

Wie wird ein PDF barrierefrei und warum sind diese Standards so wichtig?
Die Rolle der WCAG bei barrierefreien PDFs
Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) sind ein internationaler Standard für digitale Barrierefreiheit und bildet eine Grundlage für barrierefreie PDF-Dokumente. Sie legen fest, wie Inhalte gestaltet werden sollen, damit sie allen Menschen zugänglich sind – egal, ob sie Hilfsmittel wie Screenreader, Vergrößerungssoftware oder Sprachsteuerung nutzen.

Die WCAG basieren auf vier Grundprinzipien – Inhalte müssen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sein.

Wahrnehmbarkeit
Inhalte müssen so gestaltet sein, dass sie von allen Menschen wahrgenommen werden können, unabhängig von Sinneseinschränkungen. So müssen z. B. Alternativtexte für Bilder und Grafiken hinterlegt werden, damit Screenreader visuelle Informationen in Text umsetzen können. Farben und Kontraste sollen so gewählt werden, dass sie auch bei allgemeinen Seh- oder Farbsehschwächen gut erkennbar sind. Skalierbare Schriftgrößen tragen dazu bei, dass Texte leicht und flüssig lesbar bleiben, selbst wenn sie vergrößert werden.

Bedienbarkeit
Ein barrierefreies PDF-Dokument muss für jede Person einfach navigierbar sein, unabhängig davon, ob eine Maus, Tastatur oder Sprachsteuerung genutzt wird. Dazu gehören klar strukturierte Lesezeichen und anklickbare Links sowie Formulare, deren Felder eindeutig benannt sind. Interaktive Elemente sollen so gestaltet sein, dass sie leicht zugänglich und z. B. auch durch Sprachbefehle bedienbar sind.

Verständlichkeit
Die Inhalte eines PDFs sollten klar strukturiert und logisch aufgebaut sein. Überschriften, Absätze und Listen sorgen für eine bessere Orientierung und eine einfache Sprache verbessert deutliche die Zugänglichkeit. Lange und unstrukturierte Texte hingeggen – können verwirrend sein, weshalb eine klare Gliederung und gut lesbare Schriftarten bevorzugt wird.

Robustheit
Ein PDF muss auf unterschiedlichen Geräten und in verschiedenen Programmen einwandfrei funktionieren. Die Einhaltung technischer Standards, wie beispielsweise des PDF/UA-Standards, sorgt dafür, dass Dokumente zuverlässig lesbar sind, auch wenn Hilfsmittel wie Screenreader verwendet werden. Regelmäßige Tests mit Tools wie dem Acrobat Accessibility Checker oder PAC 3 sind essenziell, um sicherzustellen, dass ein PDF-Dokument auch nach einer Bearbeitung robust und barrierefrei bleibt.
PDF/UA: Der Standard für universelle Zugänglichkeit
Während die WCAG allgemeine Prinzipien für barrierefreie Inhalte festlegt, konzentriert sich der PDF/UA-Standard auf die technischen Anforderungen speziell für PDF-Dokumente. Der Name steht für „Universal Accessibility“, also universelle Zugänglichkeit. Das Ziel von PDF/UA ist es, dass alle Inhalte eines PDFs so strukturiert sind, dass sie von assistiven Technologien, wie Screenreadern, problemlos gelesen und interpretiert werden können.

Tags – Unsichtbare Helfer im Hintergrund
Wesentliches Element bei der Strukturierung und der Kategorisierung von Text- und Tabellendateien sind sogenannte „Tags“. Sie bilden die Grundlage für barrierefreie PDFs. Sie funktionieren wie Etiketten oder Markierungen, die den einzelnen Teilen eines Dokuments ihre Funktion zuweisen. Eine Überschrift erhält zum Beispiel ein Überschrift-Tag, ein Textabsatz ein Absatz-Tag, und Tabellen werden mit speziellen Tabellentags versehen. Tags, die hinter den Kulissen arbeiten, sorgen dafür, dass Screenreader den Inhalt richtig verstehen und vorlesen können. Ohne Tags ist ein Dokument für assistive Technologien und damit für viele Nutzer nicht zugänglich.

Semantische Struktur – Inhalte klar und logisch anordnen
Eine klare Struktur macht ein Dokument verständlicher – sowohl für Menschen als auch für Technologien, wie Screenreader. Das bedeutet, dass Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen nicht nur optisch gut aussehen, sondern auch in der richtigen Reihenfolge bzw. „hinter den Kulissen“ richtig getaggt sein müssen. So folgt der Ablauf der Tags der Reihenfolge, in der man das Dokument liest.
Eine saubere Struktur beginnt bereits mit der richtigen Kennzeichnung von Überschriften und Kapitelbezeichnungen. Überschriftenebenen sollten sinnvoll eingesetzt und entsprechend gekennzeichnet (getaggt) werden, z. B. Hauptüberschriften als „h1“, Untertitel als „h2“, Zwischenüberschriften oder Unterkapiteln als „h3“ und so weiter. Auch Listen, Zitate und Tabellen benötigen die passenden Tags, damit ihr Zweck und ihre Strukturen erkennbar sind. Zum Beispiel helfen Tabellentags, Zeilen- und Spaltenbezeichnungen sowie Daten einander zuzuordnen, was für Screenreader-Nutzer besonders wichtig ist.

Alternativtexte – Bilder „lesbar“ machen
Nicht alle Inhalte eines Dokuments sind Text – Bilder, Icons und Grafiken spielen oft eine wichtige Rolle. Damit sie für alle zugänglich sind, müssen sie mit kurzen und klaren Beschreibungen, sogenannten Alternativtexten, versehen werden. Ein Logo könnte z. B. so beschrieben werden: „Logo des Busunternehmens X“. Ein Icon benötigt eine Erklärung wie: „Fährt nur freitags“. Bilder, die nur zur reinen Dekoration dienen und somit keinen inhaltlichen Wert haben, werden als „Artefakte“ markiert, damit Screenreader sie überspringen.

Schriftarten – Klar und leserlich
Die Wahl der Schriftart beeinflusst die Lesbarkeit eines Dokuments erheblich. Dekorative oder schwer lesbare Schriftarten sollen durch klare, serifenlose Alternativen, wie Arial oder Open Sans, ersetzt werden. Diese sind nicht nur optisch ansprechender, sondern für assistive Technologien leichter interpretierbar. Wichtig ist außerdem, dass alle verwendeten Schriftarten ins PDF-Dokument eingebettet werden, damit das Layout auf jedem Gerät gleich aussieht. Nicht eingebettete Schriften werden von Computern, Laptops oder anderen Endgeräten durch verfügbare Standardschriften ersetzt. Dadurch können sich Textumbrüche und damit die gesamte visuelle Gestaltung verändern. Das wirkt sich auf die Abfolge-Logik und die Verständlichkeit des Textes aus.

Kontraste – Für gute Sichtbarkeit
Ein deutlicher Kontrast zwischen Text und Hintergrund ist essenziell, damit Inhalte leicht zu erkennen sind. Heller Text auf einem weißen Hintergrund ist schwer lesbar – dunklere Farben, wie Schwarz oder Dunkelgrau, sind hier besser geeignet. Auch Informationen, die durch Farbe hervorgehoben werden, sollten durch zusätzliche Elemente wie Symbole oder Beschriftungen unterstützt werden, damit sie für alle Nutzer verständlich sind.

Klare Navigation – Sich im Dokument zurechtfinden
Ein barrierefreies PDF hilft den Nutzern, sich schnell zurechtzufinden. Dazu gehört ein interaktives Inhaltsverzeichnis mit anklickbaren Kapiteln und Lesezeichen, die direkt zu bestimmten Abschnitten führen. Die Reihenfolge der Inhalte sollte logisch und nachvollziehbar sein, sodass der Text sowohl optisch als auch in der Tag-Struktur richtig „fließt“.

Sprache einstellen – Für die richtige Interpretation
Die Sprache des Dokuments muss angegeben sein, damit Screenreader die richtige Aussprache verwenden können. Das gilt auch für Textabschnitte in anderen Sprachen. Ein deutsches Dokument wird z. B. als „de-DE“ und ein englischer Absatz darin als „en-US“ markiert. Diese kleinen Anpassungen machen einen großen Unterschied für Nutzer, die auf Sprachausgabegeräte angewiesen sind.

Interaktive Elemente – Links zugänglich machen
Links und andere interaktive Inhalte sollen immer klar und verständlich beschrieben werden. Anstatt „Hier klicken“ soll ein Link genau beschreiben, wohin er führt (z. B. „Zur Fahrplanübersicht“). Wenn ein Link auf eine externe Website verweist, solle dies kenntlich gemacht werden. Wichtig ist auch, dass solche Elemente per Tastatur (und Braille-Schrift) bedienbar sind, damit sie ohne Maus genutzt werden können.

Barrierefreie PDFs sind nicht nur technisch gut gestaltet, sondern auch klar und logisch aufgebaut, sodass jeder Nutzer sie einfach verwenden kann.
Das Zusammenspiel von WCAG und PDF/UA
Die WCAG und PDF/UA ergänzen sich auf ideale Weise. Während die WCAG die allgemeinen Prinzipien der Barrierefreiheit für digitale Inhalte definieren, sorgt der PDF/UA-Standard dafür, dass diese Prinzipien speziell in PDF-Dokumenten technisch korrekt umgesetzt werden.

Ein Beispiel ist die semantische Strukturierung. Die WCAG fordern, dass Inhalte wie Überschriften, Listen und Tabellen klar strukturiert sind. PDF/UA setzt diese Anforderung um, indem es genaue Vorgaben macht, wie diese Elemente mit Tags ausgezeichnet werden müssen.

Die WCAG schreiben auch vor, dass visuelle Inhalte, wie Bilder, für Screenreader zugänglich sein müssen. PDF/UA geht hier ins Detail und verlangt die Verwendung von Alternativtexten sowie die korrekte technische Einbettung dieser Texte im Dokument. Das Zusammenspiel zeigt sich auch bei interaktiven Elementen. Die WCAG betonen die Bedeutung von Tastaturzugänglichkeit und klarer Beschriftung, während PDF/UA genaue Richtlinien gibt, wie Formularelemente getaggt und die Tabulatorreihenfolge festgelegt werden müssen.

Ein PDF-Dokument, das nur den WCAG entspricht, kann zwar inhaltlich barrierefrei, jedoch technisch nicht vollständig korrekt umgesetzt sein. Umgekehrt reicht PDF/UA alleine nicht aus, da es vor allem die technischen Anforderungen regelt, aber weniger auf die allgemeine Benutzerfreundlichkeit eingeht. Erst die Kombination beider Standards stellt sicher, dass ein PDF-Dokument inhaltlich zugänglich und technisch barrierefrei ist.
Fazit: Warum frühzeitig handeln wichtig ist
Die Anforderungen an barrierefreie PDFs im ÖPNV sind nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Schritt hin zu mehr Inklusion. Dokumente, wie PDF-Fahrpläne, spielen eine zentrale Rolle im Alltag vieler Menschen und müssen für alle zugänglich sein.

Die Umsetzung dieser Standards und der Aufbau einer schnellen Produktion erfordert technisches Wissen und Zeit. Alle betroffenen Unternehmen sollten daher frühzeitig mit der Prüfung und Anpassung ihrer Dokumente beginnen, um rechtzeitig die Vorgaben des BFSG zu erfüllen. Wer frühzeitig handelt, kann nicht nur gesetzliche Fristen einhalten, sondern auch das Image seines Unternehmens als inklusiv und zukunftsorientiert stärken.

OVA MEDIA unterstützt Sie bei der Erstellung und Optimierung barrierefreier PDF-Dokumente – für eine Fahrgastinformation, die wirklich alle erreicht.

Überzeugen Sie sich selbst

Wir laden Sie dazu ein, einen Fahrplan Ihrer Wahl als barrierefreien PDF-Fahrplan aufzubereiten – unverbindlich und kostenlos.

Unser Newsletter.
Bleiben Sie auf dem laufenden.

Nutzen Sie diese einzigartige Gelegenheit!

Nur noch 5 Monate, dann tritt das BFSG in Kraft!

Wir schenken Ihnen 5 barrierefreie PDF-Fahrpläne!*

5 kostenlose, barrierefreie PDF-Fahrpläne für einen guten Start.

Für die Umsetzung des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes schenken wir Ihnen die ersten 5 barrierefreien PDF-Fahrpläne (WCAG- und PDF/UA-Konform).

Setzen Sie auf eine frühzeitige Vorbereitung, zeigen Sie Ihr Engagement für Inklusion
und sichern Sie sich die  besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Bestehen der gesetzlichen Anforderungen.

Und so einfach geht’s:

 

Wir legen großen Wert auf eine zügige Bearbeitung Ihrer Fahrpläne. Alle Aufträge werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet.

* Hinweise

Schreiben Sie uns…