Während die WCAG allgemeine Prinzipien für barrierefreie Inhalte festlegt, konzentriert sich der PDF/UA-Standard auf die technischen Anforderungen speziell für PDF-Dokumente. Der Name steht für „Universal Accessibility“, also universelle Zugänglichkeit. Das Ziel von PDF/UA ist es, dass alle Inhalte eines PDFs so strukturiert sind, dass sie von assistiven Technologien, wie Screenreadern, problemlos gelesen und interpretiert werden können.
Tags – Unsichtbare Helfer im Hintergrund
Wesentliches Element bei der Strukturierung und der Kategorisierung von Text- und Tabellendateien sind sogenannte „Tags“. Sie bilden die Grundlage für barrierefreie PDFs. Sie funktionieren wie Etiketten oder Markierungen, die den einzelnen Teilen eines Dokuments ihre Funktion zuweisen. Eine Überschrift erhält zum Beispiel ein Überschrift-Tag, ein Textabsatz ein Absatz-Tag, und Tabellen werden mit speziellen Tabellentags versehen. Tags, die hinter den Kulissen arbeiten, sorgen dafür, dass Screenreader den Inhalt richtig verstehen und vorlesen können. Ohne Tags ist ein Dokument für assistive Technologien und damit für viele Nutzer nicht zugänglich.
Semantische Struktur – Inhalte klar und logisch anordnen
Eine klare Struktur macht ein Dokument verständlicher – sowohl für Menschen als auch für Technologien, wie Screenreader. Das bedeutet, dass Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen nicht nur optisch gut aussehen, sondern auch in der richtigen Reihenfolge bzw. „hinter den Kulissen“ richtig getaggt sein müssen. So folgt der Ablauf der Tags der Reihenfolge, in der man das Dokument liest.
Eine saubere Struktur beginnt bereits mit der richtigen Kennzeichnung von Überschriften und Kapitelbezeichnungen. Überschriftenebenen sollten sinnvoll eingesetzt und entsprechend gekennzeichnet (getaggt) werden, z. B. Hauptüberschriften als „h1“, Untertitel als „h2“, Zwischenüberschriften oder Unterkapiteln als „h3“ und so weiter. Auch Listen, Zitate und Tabellen benötigen die passenden Tags, damit ihr Zweck und ihre Strukturen erkennbar sind. Zum Beispiel helfen Tabellentags, Zeilen- und Spaltenbezeichnungen sowie Daten einander zuzuordnen, was für Screenreader-Nutzer besonders wichtig ist.
Alternativtexte – Bilder „lesbar“ machen
Nicht alle Inhalte eines Dokuments sind Text – Bilder, Icons und Grafiken spielen oft eine wichtige Rolle. Damit sie für alle zugänglich sind, müssen sie mit kurzen und klaren Beschreibungen, sogenannten Alternativtexten, versehen werden. Ein Logo könnte z. B. so beschrieben werden: „Logo des Busunternehmens X“. Ein Icon benötigt eine Erklärung wie: „Fährt nur freitags“. Bilder, die nur zur reinen Dekoration dienen und somit keinen inhaltlichen Wert haben, werden als „Artefakte“ markiert, damit Screenreader sie überspringen.
Schriftarten – Klar und leserlich
Die Wahl der Schriftart beeinflusst die Lesbarkeit eines Dokuments erheblich. Dekorative oder schwer lesbare Schriftarten sollen durch klare, serifenlose Alternativen, wie Arial oder Open Sans, ersetzt werden. Diese sind nicht nur optisch ansprechender, sondern für assistive Technologien leichter interpretierbar. Wichtig ist außerdem, dass alle verwendeten Schriftarten ins PDF-Dokument eingebettet werden, damit das Layout auf jedem Gerät gleich aussieht. Nicht eingebettete Schriften werden von Computern, Laptops oder anderen Endgeräten durch verfügbare Standardschriften ersetzt. Dadurch können sich Textumbrüche und damit die gesamte visuelle Gestaltung verändern. Das wirkt sich auf die Abfolge-Logik und die Verständlichkeit des Textes aus.
Kontraste – Für gute Sichtbarkeit
Ein deutlicher Kontrast zwischen Text und Hintergrund ist essenziell, damit Inhalte leicht zu erkennen sind. Heller Text auf einem weißen Hintergrund ist schwer lesbar – dunklere Farben, wie Schwarz oder Dunkelgrau, sind hier besser geeignet. Auch Informationen, die durch Farbe hervorgehoben werden, sollten durch zusätzliche Elemente wie Symbole oder Beschriftungen unterstützt werden, damit sie für alle Nutzer verständlich sind.
Klare Navigation – Sich im Dokument zurechtfinden
Ein barrierefreies PDF hilft den Nutzern, sich schnell zurechtzufinden. Dazu gehört ein interaktives Inhaltsverzeichnis mit anklickbaren Kapiteln und Lesezeichen, die direkt zu bestimmten Abschnitten führen. Die Reihenfolge der Inhalte sollte logisch und nachvollziehbar sein, sodass der Text sowohl optisch als auch in der Tag-Struktur richtig „fließt“.
Sprache einstellen – Für die richtige Interpretation
Die Sprache des Dokuments muss angegeben sein, damit Screenreader die richtige Aussprache verwenden können. Das gilt auch für Textabschnitte in anderen Sprachen. Ein deutsches Dokument wird z. B. als „de-DE“ und ein englischer Absatz darin als „en-US“ markiert. Diese kleinen Anpassungen machen einen großen Unterschied für Nutzer, die auf Sprachausgabegeräte angewiesen sind.
Interaktive Elemente – Links zugänglich machen
Links und andere interaktive Inhalte sollen immer klar und verständlich beschrieben werden. Anstatt „Hier klicken“ soll ein Link genau beschreiben, wohin er führt (z. B. „Zur Fahrplanübersicht“). Wenn ein Link auf eine externe Website verweist, solle dies kenntlich gemacht werden. Wichtig ist auch, dass solche Elemente per Tastatur (und Braille-Schrift) bedienbar sind, damit sie ohne Maus genutzt werden können.
Barrierefreie PDFs sind nicht nur technisch gut gestaltet, sondern auch klar und logisch aufgebaut, sodass jeder Nutzer sie einfach verwenden kann.